Category Archives: blog

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – omówienie

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedną z najpopularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej. Pierwszym krokiem do wykonywania działalności w takiej formie jest zawarcie umowy spółki z o.o. Poniżej zamieszczamy krótki przewodnik po obowiązkowych i fakultatywnych elementach takiej umowy, który mamy nadzieję pomoże stworzyć umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością najlepiej odpowiadającą Państwa potrzebom.

I. Obowiązkowe elementy umowy spółki z o.o.

Zaczynamy od informacji, które muszą się znaleźć w umowie spółki z o.o., czyli od jej obowiązkowych elementów.

1. Firma i siedziba spółki

Spółka z. o.o. musi posiadać nazwę (firmę). Co ważne, firma spółki musi zawierać w sobie oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Poza obowiązkowym określeniem rodzaju spółki, mamy dużą swobodę w kształtowaniu jej firmy. Może być nie tylko fantazyjna, ale może także zawierać nazwiska osób związanych ze spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. Pamiętać przy tym należy, że firma spółki musi odróżniać się od firm innych spółek (przedsiębiorców), prowadzących tożsamą działalność gospodarczą. Najlepiej po wyborze nazwy sprawdzić w internetowej wyszukiwarce KRS, czy w naszej miejscowości istnieje już inna spółka o takiej firmie. Ponadto, nazwa nie może wprowadzać w błąd co do osób związanych z daną spółką z o.o., jej przedmiotem działalności czy miejscem wykonania. Zatem spółki zajmującej się naprawą samochodów nie możemy nazwać „Przychodnia Lekarska sp. z o.o.”

Siedzibą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest miejscowość (miasto, wieś). Nie ma zatem potrzeby określania w umowie spółki z o.o. jej pełnego adresu (ulica i lokal). Robi się to dopiero przy składaniu wniosku o wpis spółki w KRS.

2. Przedmiot działalności spółki z o.o.

Opisanie przedmiotu działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ma na celu wskazanie czym spółka ma się zajmować. Przedmiot działalności spółki z o.o. może być określony w umowie spółki w sposób dowolny (np. farbowanie włosów na zielono). W praktyce natomiast, przedmiot działalności opisuje się w umowach spółek poprzez wskazanie kodów i opisów z PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności). Wynika to z faktu, że zgłaszając spółkę do KRS musimy wybrać dla niej kody PKD odpowiadające przedmiotowi jej działalności. W związku z powyższym, najprostszym rozwiązaniem jest już na początku przy zawiązaniu spółki wybrać kody PKD i opisać je w umowie spółki.

3. Wysokość kapitału zakładowego spółki z o.o.

Minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. to 5.000,00 zł. Zatem nie możemy założyć spółki z o.o. z mniejszym kapitałem, natomiast kapitał ten może być wyższy. Jego wysokość musi być zawsze precyzyjnie określona w umowie spółki.

4. Czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział?

Kapitał zakładowy spółki z ograniczoną działalnością dzieli się na udziały. Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50,00 złotych. W spółce z o.o. możliwe są różne konfiguracje udziałów. Mogą to być udziały o równej lub nierównej wartości nominalnej, podzielnie lub niepodzielne.
Należy pamiętać, że jeżeli wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, to wtedy wszystkie udziały w spółce muszą być równe i niepodzielne.
W praktyce w większości spółek z o.o. udziały są równe i niepodzielne, a wspólnik może mieć więcej niż jeden udział.

5. Liczba i wartość nominalna udziałów w spółce z o.o. objętych przez poszczególnych wspólników

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać liczbę udziałów objętych przez każdego ze wspólników w chwili zawiązania spółki oraz ich wartość nominalną.

6. Czas trwania spółki z o.o., jeśli jest oznaczony

Spółkę z ograniczoną działalnością można utworzyć na czas nieokreślony lub też określony. Jeżeli spółka powoływana jest do istnienia na czas określony, to w umowie należy wskazać konkretną datę, do której spółka będzie istnieć, bądź wyznaczyć termin np. 15 lat lub też określić zdarzenie, które spowoduje rozwiązanie spółki.

7. Opis wkładu niepieniężnego (aportu), jeśli jest wnoszony do spółki z o.o.

Punkt 7 nie musi wystąpić w przypadku każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jeżeli przy zawiązaniu spółki z o.o. na kapitał wnoszone są tylko wkłady pieniężne, to oczywiście opisu aportu nie będzie. Jeżeli jednak wspólnicy już na starcie spółki z o.o. będą chcieli ją wyposażyć w jakieś przedmioty poza środkami pieniężnymi (np. maszyny, urządzenia, towary), to w umowie spółki należy te przedmioty szczegółowo opisać. Natomiast nie wystarczający będzie opis, że np. wnosimy do spółki samochód Volkswagen Golf z 2011 r. Trzeba go opisać w ten sposób, aby dało się go łatwo zidentyfikować np. poprzez wskazanie nr VIN.

II. Przydatne postanowienia w umowie spółki z o.o.

Oprócz obowiązkowych elementów umowy spółki wskazanych powyżej, warto w niej zamieścić inne postanowienia, które mogą być przydatne w codziennym funkcjonowaniu spółki. Poniżej kilka przykładów takich postanowień.

1. Zaliczki na poczet dywidendy

Zasadą jest, że wspólnicy mają prawo do udziału w zysku spółki z o.o. (dywidenda) raz w roku – po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego. Aby móc zysk wypłacać częściej, warto jest w umowie spółki dodać zapis o możliwości wypłaty zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy.

2. Podwyższenie kapitału zakładowego bez konieczności zmiany umowy spółki z o.o.

Co do zasady podwyższenie kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga zmiany umowy spółki, a zmiana umowy spółki wymaga formy aktu notarialnego (w niektórych przypadkach możliwe jest dokonanie zmiany umowy spółki przy wykorzystaniu wzorca udostępnianego w systemie teleinformatycznym).
Aby uniknąć dodatkowych kosztów notarialnych, można już przy zawiązaniu spółki z o.o. wprowadzić zapisy umożliwiające podwyższenie kapitału zakładowego bez zmiany umowy spółki. Takie zapisy muszą określać termin, do którego podwyższenie może być dokonane oraz wartość o jaką kapitał może być podwyższony.

3. Dopłaty

Warto jest również już przy zawiązaniu spółki z o.o. przewidzieć możliwość wnoszenia dopłat ze względu na przepisy podatkowe.

4. Ograniczenia zbywalności udziałów

Udziały są zbywalne i nie można wyłączyć ich zbycia. Zbycie udziałów można jedynie ograniczyć. Jeżeli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest tworzona przez więcej niż jeden podmiot (osobę), warto jest wówczas uregulować zasady dotyczące zbywania przez wspólników udziałów w spółce z o.o. Zasady dotyczące zbywania udziałów w spółce mogą nabrać bowiem szczególnego znaczenia w przypadku pojawienia się konfliktów pomiędzy wspólnikami.

5. Umorzenie udziałów w spółce z o.o.

Umorzenie udziałów jest możliwe tylko w sytuacji, gdy dopuszcza je umowa spółki. Udziały mogą być umorzone dobrowolnie lub przymusowo. Warto w umowie spółki uregulować, które umorzenie jest możliwe i na jakich zasadach.

6. Uprzywilejowania

Co do zasady wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mają równe prawa i obowiązki. Można jednak przyznać niektórym wspólnikom szczególne uprawnienia, które muszą zostać wyraźnie wskazane w umowie spółki. Takie szczególne uprawnienia mogą zostać przyznane konkretnemu wspólnikowi jako uprawnienia osobiste lub mogą być powiązane z udziałami w spółce jako uprzywilejowanie udziałów. Udziały mogą być uprzywilejowane np. co do głosu, co do udziału w zysku, natomiast uprawnienia osobiste wspólnika mogą dotyczyć np. wyboru członków organu spółki z o.o.

7. Kadencja członków zarządu

Co do zasady mandat członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czyli uprawnienie do wykonywania praw i pełnienia obowiązków członka zarządu, wygasa z momentem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ostatni rok obrotowy pełnienia funkcji. Zatem można powiedzieć, że jeżeli nic innego nie zawrzemy w umowie spółki, to członek zarządu mniej więcej po roku (w zależności od tego, kiedy kończy się rok obrotowy spółki i kiedy odbywa się zwyczajne zgromadzanie wspólników) przestaje być członkiem zarządu, ponieważ wygasa jego mandat. Po tym czasie powinien być ponownie powołany do zarządu. Warto więc wprowadzić postanowienia dotyczące kadencji, czyli długości umocowania członków zarządu do pełnienia funkcji.

Jak dokonać konwersji pożyczki na kapitał zakładowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

W praktyce funkcjonowania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością niejednokrotnie zdarza się tak, że jej wspólnicy udzielają własnej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością pożyczek pieniężnych. Pożyczki są udzielane przez wspólników w sytuacji, gdy spółce z o.o. brakuje pieniędzy (np. na bieżącą działalność lub inwestycje). Pożyczka jest wówczas najszybszym i najtańszym rozwiązaniem. Najszybszym, ponieważ umowa pożyczki może zostać zawarta w zwykłej formie pisemnej, a pieniądze mogą zostać przelane przez wspólnika spółce z o.o. niezwłocznie po zawarciu takiej umowy. Najtańszym, ponieważ pożyczki udzielane spółce z o.o. przez wspólników zwolnione są z PCC (podatek od czynności cywilnoprawnych).

W sytuacji, gdy po określonym czasie od udzielenia pożyczki okazałoby się, że spółka albo nie dysponuje pieniędzmi na jej zwrot (wspólnikowi), albo nie jest to biznesowo sensowne rozwiązanie, wówczas warto przeprowadzić tzw. konwersję pożyczki na kapitał zakładowy spółki z o.o.

Taka konwersja może zostać dokona w trzech wariantach.

I WARIANT

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością dokonuje podwyższenia kapitału zakładowego. Kwota podwyższenia kapitału zakładowego powinna odpowiadać kwocie pożyczki niezwróconej wspólnikowi. W takim przypadku udziały w podwyższonym kapitale zakładowym przeznaczone zostają do objęcia przez wspólnika, który udzielił spółce z o.o. pożyczki i obejmowane są przez niego za wkład pieniężny.

Następnie spółka i wspólnik dokonują wzajemnego potrącenia wierzytelności, tj. potrącenia wierzytelności spółki przysługującej względem wspólnika o wpłatę pieniędzy na pokrycie udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym, z wierzytelnością wspólnika przysługującą względem spółki o zwrot pożyczki.

W wyniku potrącenia obie wierzytelności się umarzają, czego efektem jest wygaśnięcie pożyczki.

II WARIANT

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością dokonuje podwyższenia kapitału zakładowego. Kwota podwyższenia kapitału zakładowego powinna odpowiadać kwocie pożyczki niezwróconej wspólnikowi. W takim przypadku udziały w podwyższonym kapitale zakładowym przeznaczone zostają do objęcia przez wspólnika, który udzielił spółce z o.o. pożyczki i obejmowane są przez niego za wkład niepieniężny. Wkładem niepieniężnym wspólnika jest jego wierzytelność przysługująca względem spółki o zwrot pożyczki (i przenoszona jest w drodze przelewu wierzytelności).

W wyniku przelewu wierzytelności wspólnika na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością – wierzytelność o zwrot pożyczki wygasa z uwagi na konfuzję – spółka z o.o. jest jednocześnie swoim własnym wierzycielem i dłużnikiem.

Na gruncie podatkowym od niedawna oba rozwiązania traktowane są jednakowo. Podwyższenie kapitału zakładowego spółki z o.o., gdy udziały obejmowane są za wkład pieniężny, ale nie ma faktycznej wpłaty pieniędzy, z uwagi na dokonane potrącenie (punkt 1 powyżej) traktowane jest przez organy podatkowe, jakby wnoszony był wkład niepieniężny (aport), czyli tak jak zostało to opisane w punkcie 2 powyżej. Organy podatkowe twierdzą, że chociaż cywilistycznie jest to wkład pieniężny, to podatkowo należy takie podwyższenie kapitału zakładowego traktować jako podwyższenie z wkładem niepieniężnym i rozliczyć jak wniesienie wkładu niepieniężnego.

Wniesienie wkładu niepieniężnego (aportu) do spółki z o.o., co do zasady, powoduje u wspólnika powstanie przychodu z kapitałów pieniężnych (o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 9 ustawy o PIT lub w art. w art. 12 ust. 1 pkt 7 ustawy o CIT) w wysokości nominalnej wartości udziałów objętych w zamian za aport. Przychód ten powstaje w dniu wpisu do rejestru podwyższenia kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Konwersje opisane w dwóch powyższych rozwiązaniach powodowałyby więc powstanie po stronie wspólnika przychodu równego wartości nominalnej objętych przez niego udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym spółki z o.o.

III WARIANT

Innym rozwiązaniem, które warto rozważyć, a które nie powinno powodować powstania przychodu po stronie wspólnika, jest dokonanie przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością podwyższenia kapitału zakładowego o kwotę odpowiadającą kwocie pożyczki niezwróconej wspólnikowi. W takim przypadku udziały w podwyższonym kapitale zakładowym przeznaczane zostają do objęcia przez wspólnika, który udzielił spółce z o.o. pożyczki i obejmowane są przez niego za wkład pieniężny.

Następnie możliwe są dwa rozwiązania:

1. Wspólnik dokonuje wpłaty pieniężnej na objęte udziały w podwyższonym kapitale zakładowym. Spółka z o.o. dokonuje spłaty pożyczki otrzymanej od wspólnika (ma na to środki pieniężne, bo właśnie otrzymała je od wspólnika). Środki pieniężne wpłacone przez wspólnika na udziały w podwyższonym kapitale zakładowym wracają do niego.

2. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością dokonuje spłaty pożyczki udzielonej wspólnikowi. Wspólnik dokonuje wpłaty pieniężnej na objęte udziały w podwyższonym kapitale zakładowym (ma na to środki pieniężne, bo właśnie otrzymał je od spółki z o.o.). Środki pieniężne wypłacone przez spółkę wspólnikowi wracają więc do spółki.

W tym rozwiązaniu – konwersja pożyczki na kapitał zakładowy realizowana jest przez chwilowe zaangażowanie środków pieniężnych spółki albo wspólnika.

Zmiany w prawie budowlanym – wady i zalety

Od 1 stycznia 2018 r. obowiązywać będą zmienione przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków technicznych jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Zmiany dotyczyć będą między innymi sposobu obliczania odległości planowanych zabudowań od granicy działki, zezwolenia na budowę budynku przylegającego ścianą do ściany istniejącego budynku czy miejsc parkingowych i garaży.

O zaletach i wadach nowych przepisów opowiada adwokat Paweł Chojecki. Zapraszamy do lektury artykułu opublikowanego na portalu muratorplus.pl.

Publikację znajdą Państwo tutaj.

Split payment a firmy budowlane

Od kwietnia 2018 r. Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie w transakcjach dokonywanych na rzecz innych płatników płatności podzielonej (ang. split payment). Taki model płatności polega na rozdzielnym płaceniu kontrahentowi kwoty netto z faktury (na jego rachunek bankowy lub w inny sposób) i kwoty VAT (na specjalny, dedykowany rachunek bankowy). Kwota VAT mogłaby służyć jedynie do zapłaty przez podatnika jego zobowiązań podatkowych oraz płatności kwoty VAT na rzecz swoich kontrahentów. Warto przy tym wspomnieć, że metoda płatności podzielonej nie miałaby zastosowania w transakcjach B2C (firma – osoba prywatna).

Wprowadzenie metody split payment budzi wiele kontrowersji i pytań. Oceny nowej metody płatności dla branży budowlanej podjęła się radca prawny Iwona Osiak.

Zapraszamy do lektury artykułu z naszym komentarzem opublikowanego na portalu muratorplus.pl.

Publikację znajdą Państwo tutaj.

Jak wygląda umowa najmu okazjonalnego i instytucjonalnego?

Przepisy dotyczące umowy najmu okazjonalnego i umowy najmu instytucjonalnego nie są szczególnie rozbudowane. Ustawodawca założył, że umowy te w praktyce nie będą zasadniczo różnić się od standardowej umowy najmu lokalu mieszkalnego. Zostały one jedynie wzbogacone o dodatkowe elementy, które nie występują przy „zwykłym” najmie lokalu mieszkalnego. Odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób powinny zostać skonstruowane umowy najmu okazjonalnego i umowy najmu instytucjonalnego udziela radca prawny Iwona Osiak.

Zapraszamy do lektury artykułu z naszym komentarzem opublikowanego na portalu GazetaPrawna.pl.

Publikację znajdą Państwo tutaj.

Korzyści z najmu instytucjonalnego dla wynajmującego i najemcy

Po przybliżeniu różnic w umowach dotyczących wynajmu lokali mieszkalnych – umowy najmu okazjonalnego oraz umowy najmu instytucjonalnego (artykuł znajdą Państwo tutaj) – nadszedł czas na poznanie korzyści płynących z młodszej umowy. Jak już wiemy, poprzez wprowadzenie w 2017 roku do porządku prawnego umowy najmu instytucjonalnego, ustawodawca chciał zrównoważyć interesy obu stron stosunku najmu. Ma ona nie tylko zabezpieczać interesy najemców, ale także zachęcać prywatnych inwestorów do angażowania środków finansowych w budowę mieszkań na wynajem. Zatem jedną z głównych korzyści dla obu stron stosunku najmu – w przypadku umowy najmu instytucjonalnego – jest brak ograniczenia co do górnej granicy długości okresu najmu lokalu.

Zapraszamy do lektury artykułu z komentarzem adwokata Pawła Chojeckiego opublikowanego na portalu GazetaPrawna.pl.

Publikację znajdą Państwo tutaj.

Jakie są różnice między najmem okazjonalnym a najmem instytucjonalnym?

W 2010 roku do Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego została wprowadzona nowa umowa nazwana „umową najmu okazjonalnego”. Siedem lat później do powyższej ustawy dodane zostały przepisy Ustawy z dnia 20 lipca 2017 roku o Krajowym Zasobie Nieruchomości, które wprowadziły do polskiego porządku prawnego kolejną nową umowę nazwaną „umową najmu instytucjonalnego”. W związku z pojawieniem się kolejnej umowy, zmianie uległy przepisy dotyczące umowy najmu okazjonalnego. Oba rodzaje umów mają zastosowanie wyłącznie do lokali mieszkalnych. W opublikowanym artykule wymienione zostały cechy, które odróżniają umowy od siebie, a należą do nich między innymi czas trwania umowy, wysokość kaucji czy terminy na opróżnienie lokalu.

Zapraszamy do lektury artykułu z komentarzem radcy prawnego Iwony Osiak opublikowanego na portalu GazetaPrawna.pl.

Publikację znajdą Państwo tutaj.

Opodatkowanie nagród w konkursach internetowych

Zagadnienie dotyczące podatku dochodowego od nagród w konkursach internetowych zdążyło już obrosnąć w szereg mitów. Dotyczy to w szczególności dwóch kwestii.
Pierwszą z nich jest rzekome zwolnienie od podatku nagród otrzymywanych w konkursach internetowych, a drugim – ustalenie, kto jest płatnikiem tego podatku (czyli tego, kto faktycznie musi odprowadzić podatek do urzędu skarbowego).

Ale zacznijmy od początku.

10% podatku od nagród w konkursach
Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 2 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych („u.p.d.o.f.”), od dochodów (przychodów) z tytułu wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, pobiera się zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 10% wygranej.

Natomiast nie dzieje się tak w przypadku każdej nagrody.

Nagrody poniżej 760 zł
Zasady zwalniania od podatku dochodowego wartości nagród wygranych w konkursach reguluje art. 21 ust. 1 pkt 68 u.p.d.o.f. Przepis stanowi, że „(…) Wolne od podatku dochodowego są: (…) wartość wygranych w konkursach i grach organizowanych i emitowanych (ogłaszanych) przez środki masowego przekazu (prasa, radio i telewizja) oraz konkursach z dziedziny nauki, kultury, sztuki, dziennikarstwa i sportu, a także nagród związanych ze sprzedażą premiową towarów lub usług – jeżeli jednorazowa wartość tych wygranych lub nagród nie przekracza kwoty 760 zł; zwolnienie od podatku nagród związanych ze sprzedażą premiową towarów lub usług nie dotyczy nagród otrzymanych przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego pozarolniczą działalnością gospodarczą, stanowiących przychód z tej działalności; (…)”.

Zatem pierwszym warunkiem, aby nagroda wygrana w konkursie była zwolniona od podatku dochodowego jest zorganizowanie konkursu z dziedziny nauki, kultury, sztuki, dziennikarstwa lub sportu, a w przypadku konkursów z innych dziedzin – zorganizowanie konkursu przez środki masowego przekazu oraz ogłoszenie tego konkursu w prasie, radiu lub telewizji.

Drugim warunkiem jest wartość wygranej – jednorazowa wartość nagrody nie może przekroczyć kwoty 760 złotych. Zatem w sytuacji, gdy wartość nagrody w konkursie wyniesie więcej niż określony w ustawie limit, powyższy przepis o zwolnieniu od podatku dochodowego nie znajdzie zastosowania i cała nagroda (wartość nagrody) będzie podlegała opodatkowaniu 10% podatkiem (a nie jedynie nadwyżka ponad 760 zł).

Nagrody w konkursach internetowych
Najczęstsze wątpliwości związane z powyższym przepisem dotyczą jednak tego, czy nagrody wygrane w konkursach internetowych podlegają opodatkowaniu.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 68 u.p.d.o.f. nie podlegają opodatkowaniu nagrody w konkursach i grach organizowanych i emitowanych (ogłaszanych) przez środki masowego przekazu (prasa, radio i telewizja).

Obecnie wątpliwości już nie budzi fakt, że internet to środek masowego przekazu, o którym mowa w tym przepisie. To jednak nie oznacza jeszcze, że nagrody w konkursach internetowych – konkursach emitowanych (ogłaszanych) w internecie są zwolnione od opodatkowania. Konieczne jest bowiem jednoczesne występowanie dwóch elementów – organizowania i emitowania konkursu przez środek masowego przekazu, czyli np. internet. I o ile konkurs może być wyemitowany w internecie, o tyle internet nie może być organizatorem takiego konkursu (w odróżnieniu od innych środków masowego przekazu, np. stacja radiowa może być organizatorem konkursu i może być on ogłoszony w radiu – dwie przesłanki z tego przepisu zostają spełnione).

Ewentualne wątpliwości rozwiał w 2015 r. Naczelny Sąd Administracyjny, który w swoim orzeczeniu jednoznacznie wskazał, że wolne od podatku dochodowego są nagrody w konkursach o wartości mniejszej niż 760 zł, tylko w sytuacji, jeżeli są to konkursy z dziedziny nauki, kultury, sztuki, dziennikarstwa lub sportu (niezależnie od tego, kto jest organizatorem i w jaki sposób zostały ogłoszone), a w przypadku konkursów z innych dziedzin – wyłącznie takie, które są „organizowane i emitowane” przez środki masowego przekazu. Wobec tego samo ogłoszenie konkursu przez internet (który jest zaliczany do środków komunikowania masowego), telewizję czy stację radiową jest niewystarczające, ponieważ przepis ten wymaga, aby oba te elementy wystąpiły łącznie.

Zatem nagrody otrzymywane w konkursach, które nie są organizowane przez środki masowego przekazu, nawet jeżeli takie konkursy są ogłoszone w środkach masowego przekazu (np. w internecie) – nie będą podlegały zwolnieniu od podatku dochodowego.

Jeśli jesteśmy już pewni, że nagrody w konkursie podlegają opodatkowaniu, pojawia się pytanie, kto powinien taki podatek zapłacić w sytuacji, gdy organizatorem konkursu jest inny podmiot niż fundator nagród (np. klient – fundator nagród zleca agencji reklamowej – organizatorowi – zorganizowanie konkursu).

Należności podatkowe
W celu ustalenia, kto jest płatnikiem podatku dochodowego od nagród w konkursie (kto faktycznie przelewa podatek do urzędu skarbowego, ponieważ – przypomnijmy – podatku tego nie płaci samodzielnie zwycięzca nagrody), kluczowe jest określenie, kto „stawia do dyspozycji podatnika” nagrody, czyli z czyjego majątku one faktycznie wychodzą do podatnika.

Przepis dotyczący powyższego zagadnienia stanowi: „Płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani pobierać zryczałtowany podatek dochodowy od dokonywanych wypłat (świadczeń) lub stawianych do dyspozycji podatnika pieniędzy lub wartości pieniężnych z tytułów określonych w art. 29, art. 30 ust. 1 pkt 2, 4-5a, 13-16 oraz art. 30a ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 4d, 5 oraz 10.”

Stanowisko potwierdza również interpretacja podatkowa:
„Reasumując powyższe stwierdzić należy, że w sytuacji gdy będziemy mieli do czynienia faktycznie z wygranymi w konkursie (…), to obowiązki płatnika zawsze ciążyć będą na podmiocie, który jako właściciel nagrody – wydaje ją lub wypłaca. Oznacza to, że jeśli nawet nastąpi zlecenie przeprowadzenia konkursu innemu podmiotowi wyspecjalizowanemu w tym zakresie, który będzie fizycznie dokonywał wypłaty nagród, to jeśli przedmiot nagrody jest własnością Spółki, to nadal na niej będzie spoczywał obowiązek sporządzenia imiennych informacji PIT-8C. To Spółka wydaje lub wypłaca nagrody, gdyż inny podmiot gospodarczy jedynie przeprowadza ten konkurs na zlecenie. W przypadku przeciwnym, obowiązki te będą ciążyły na zleceniobiorcy organizującym konkurs.”

Zatem dla ustalenia kto jest płatnikiem podatku dochodowego od nagród, kluczowe nie są bynajmniej zapisy w regulaminie czy umowie, ale faktyczne wypłacanie lub wydawanie nagród. Jeżeli nagrody pochodzą z majątku klienta, to on będzie płatnikiem, nawet jeżeli koordynator konkursu (agencja) będzie odpowiedzialny za jego przeprowadzenie lub wydawanie (przesyłanie) nagród. Natomiast w sytuacji, kiedy to właściciel nagród zleca organizację konkursu i przekazuje do dyspozycji pulę pieniędzy, z której koordynator zakupuje m.in. nagrody, to wtedy nagrody stają się własnością koordynatora (agencji), który następnie wydaje je zwycięzcom – w takiej sytuacji koordynator będzie płatnikiem podatku dochodowego (on płaci podatek dochodowy do urzędu skarbowego za nagrodzonych podatników oraz ma obowiązek złożenia stosownych deklaracji podatkowych).

Newsletter zgodny z prawem – czyli jaki?

Prawidłowe i zgodne z prawem wysyłanie newslettera wymaga przede wszystkim zapoznania się z przepisami ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne. Zawarte w nich uregulowania nakładają na przedsiębiorców wymóg uzyskania odpowiednich zgód przed rozpoczęciem wysyłania newslettera.

⧠ zgoda na przesyłanie informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Konieczność jej pozyskania wynika z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, który zakazuje przesyłania niezamówionej informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. e-mail, wiadomość SMS). W świetle tego przepisu informację handlową, czyli każdą informację przeznaczoną bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy, uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na jej otrzymywanie (co może nastąpić zwłaszcza poprzez podanie w tym celu adresu e-mail).

⧠ zgoda na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych dla celów marketingu bezpośredniego

Art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne wprowadza zakaz używania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych dla celów marketingu bezpośredniego bez uprzedniej zgody użytkownika końcowego. Kluczowe dla zrozumienia tego przepisu jest wyjaśnienie pojęcia telekomunikacyjnych urządzeń końcowych – zgodnie z definicją ustawową są to urządzenia telekomunikacyjne przeznaczone do podłączenia bezpośrednio lub pośrednio do zakończeń sieci (czyli nic innego jak komputer, telefon czy tablet, na którym użytkownik odczytuje wiadomość zawierającą newsletter). W świetle tego przepisu bez znaczenia jest, na jaki adres wysyłamy newsletter – czy adres pozwalający zidentyfikować konkretną osobę fizyczną (imię.nazwisko@poczta.pl), czy adres firmowy (biuro@poczta.pl) – uprzednia zgoda odbiorcy newslettera w każdym przypadku jest konieczna.

Praktyczne stosowanie powyższych przepisów i ich relacja budzi niekiedy wątpliwości. Problem pojawia się zwłaszcza w sytuacji, gdy użytkownik sklepu lub serwisu internetowego zamawia newsletter wpisując w tym celu swój adres e-mail w odpowiednim polu na stronie internetowej przedsiębiorcy (co jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przesyłanie informacji handlowej w świetle art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną) – czy także w takich przypadkach przedsiębiorca ma obowiązek pozyskania odrębnej zgody na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych dla celów marketingu bezpośredniego?

Zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej z dnia 7 października 2016 r. w takiej sytuacji na przedsiębiorcy nie ciąży obowiązek uzyskania zgody, o której mowa w art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne. Oznacza to, że użytkownik, który składa indywidualne żądanie otrzymania określonej informacji handlowej (zapisuje się do newslettera), wyraża jednocześnie zgodę na wykorzystanie jego urządzenia końcowego w celach marketingu bezpośredniego.

Zgoda na newsletter – najważniejsze zasady

1. Zgoda uprzednia
Wysyłanie newslettera może być zgodne z prawem tylko i wyłącznie wówczas, gdy nastąpi po uzyskaniu odpowiedniej zgody od odbiorcy. Wszelkie działania marketingowe podjęte przed uzyskaniem zgody są sprzeczne z prawem.

2. Zgoda wyrażona wprost
Zgoda na otrzymywanie newslettera nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. W praktyce oznacza to, że dla takiej zgody musi zostać umieszczony osobny checkbox jasno i wyraźnie określający, na co odbiorca wyraża zgodę.

3. Zgoda może być w każdym czasie wycofana w sposób prosty i wolny od opłat
Przedsiębiorca nie może w żaden sposób utrudniać odbiorcy rezygnacji z dalszego otrzymywania newslettera. Najlepiej sprawdzającą się praktyką w tym względzie jest umieszczenie w stopce e-maila wysyłanego do klienta odpowiedniego linku, którego kliknięcie umożliwi mu szybkie i sprawne wypisanie się z listy subskrybentów.

4. Utrwalenie i potwierdzenie zgody przez użytkownika
Oznacza to, że samo wyrażenie zgody na otrzymywanie newslettera nie jest wystarczające – zgoda ta musi zostać dodatkowo w odpowiedni sposób utrwalona i potwierdzona. W praktyce wygląda to w ten sposób, że po wpisaniu przez klienta w odpowiednim polu swojego adresu e-mail, wysyłana jest na ten adres automatycznie generowana wiadomość zawierająca link aktywacyjny. Aktywowanie tego linku przez odbiorcę powoduje, że adres e-mail zostaje dodany do bazy subskrybentów (metoda double opt-in). Metoda ta umożliwia przedsiębiorcy zachowanie potwierdzenia uzyskanej zgody, co jest szczególnie istotne, jeśli weźmiemy pod uwagę, że w przypadku sporu to na nim ciąży obowiązek udowodnienia, że dopełnił wszelkich formalności przed rozpoczęciem wysyłania newslettera.

A jaka zgoda być nie może?

Wśród niedozwolonych metod pozyskiwania zgody na przesyłanie newslettera (i niestety wciąż często występujących) wymienić można:

1. Wyrażenie zgody na newsletter poprzez akceptację regulaminu
Praktyka ta polega na tym, że zgoda na przesyłanie newslettera jest ukryta w regulaminie korzystania ze sklepu lub serwisu internetowego. Tym samym klient, akceptując regulamin, jednocześnie wyraża zgodę na otrzymywanie newslettera. Brak osobnego checkboxa ze zgodą na newsletter narusza wskazaną powyżej zasadę, że zgoda musi zostać wyrażona wprost.

2. Połączenie zgody na przetwarzanie danych osobowych ze zgodą na otrzymywanie newslettera

Takie działanie zmusza klienta do podjęcia jednej decyzji w odniesieniu do dwóch zupełnie osobnych kwestii – zgody na przetwarzanie danych osobowych i zgody na otrzymywanie newslettera. Jest ono niedozwolone, ponieważ narusza podstawową zasadę odbierania zgód – jedna zgoda może dotyczyć wyłącznie jednego celu, dla którego jest zbierana.

3. Automatycznie zaznaczony checkbox zgody
Wyrażenie zgody na otrzymywanie newslettera przez odbiorcę musi nastąpić poprzez jego aktywne działanie – niedopuszczalna jest zatem sytuacja, w której checkbox ten jest z góry zaznaczony, a klient, nie chcąc otrzymywać informacji handlowych, musi wyrazić swój sprzeciw (tzw. opt-out).

Newsletter a ochrona danych osobowych

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych adres e-mail, jeżeli pozwala na zidentyfikowanie konkretnej osoby (np. imię.nazwisko@poczta.pl), zalicza się do danych osobowych. Zatem nie wszystkie adresy e-mail są danymi osobowymi. Jeżeli jednak na liście subskrybentów znajduje się chociaż kilka adresów e-mail składających się z imienia i nazwiska, powoduje to, że mamy do czynienia z danymi osobowymi i musimy przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

⧠ zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych

Żeby przetwarzanie danych osobowych było zgodne z prawem, musi się ono odbywać na podstawie jednej z przesłanek dopuszczalności wymienionych w ustawie. Wśród nich jest właśnie zgoda osoby, której dane dotyczą. Odbierając taką zgodę, administrator danych osobowych (czyli przedsiębiorca prowadzący newsletter) jest obowiązany poinformować osobę, od której ją odbiera o:

 adresie swojej siedziby i pełnej nazwie lub o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku (w przypadku, gdy administratorem danych jest osoba fizyczna);
 celu zbierania danych (w naszym przypadku są to cele marketingowe, wysyłka newslettera);
 prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania;
 dobrowolności podania danych.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych nie jest zawsze konieczna. Ustawa o ochronie danych osobowych daje przedsiębiorcy prowadzącemu newsletter możliwość zrezygnowania z niej w sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych (adresu e-mail) jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów. Za taki cel ustawa uznaje m.in. marketing bezpośredni własnych produktów lub usług. Zatem, jeżeli newsletter nie dotyczy produktów lub usług „obcych”, uzyskanie zgody nie jest wymagane.

Zgłoszenie newslettera do GIODO – czy jest konieczne?

W myśl ustawy o ochronie danych osobowych baza adresów e-mail stanowi zbiór danych osobowych. A każdy zbiór, poza wyjątkami ściśle wskazanymi w ustawie (do których nie zalicza się newsletter), podlega zgłoszeniu. Zgłoszenie wymaga wypełnienia odpowiedniego wniosku i przesłania go do GIODO. Dokładne informacje na temat zgłoszenia oraz instrukcję, jak je wypełnić znajdą Państwo tutaj.

Polityka bezpieczeństwa informacji

Każdy administrator danych osobowych ma obowiązek opracowania oraz wdrożenia polityki bezpieczeństwa informacji. Dokument zawierający politykę bezpieczeństwa informacji ma na celu określenie sposobu przetwarzania danych osobowych oraz środków ich ochrony.

Poniżej przedstawimy listę zagadnień, które powinny znaleźć się w polityce bezpieczeństwa informacji wraz z omówieniem, dzięki czemu będą mogli Państwo w prosty sposób dostosować je do własnych potrzeb.

Zagadnienia ogólne

⧠ wskazanie podmiotu odpowiedzialnego za opracowanie i wdrożenie polityki bezpieczeństwa – administratora danych osobowych
⧠ wyjaśnienie celu wprowadzenia polityki bezpieczeństwa – zapewnienie zgodności działania administratora danych z przepisami o ochronie danych osobowych
⧠ podstawy prawne
– Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
– Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych
– Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 11 maja 2015 r. w sprawie trybu i sposobu realizacji zadań w celu zapewnienia przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych przez administratora bezpieczeństwa informacji
– Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 11 maja 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez administratora bezpieczeństwa informacji rejestru zbioru danych
⧠ zakres przedmiotowy polityki bezpieczeństwa – opisujemy poniżej

Definicje

Zdefiniowanie pojęć kluczowych, które będą powtarzały się w dalszej części dokumentu, pozwoli na utrzymanie spójności i uniknięcie konieczności ich każdorazowego wyjaśniania. Wprowadzając definicje w polityce bezpieczeństwa można (i jest to nawet wskazane) posłużyć się definicjami ustawowymi.

Administrator Bezpieczeństwa Informacji

Jeśli został powołany, dobrym rozwiązaniem jest poświęcenie miejsca w polityce bezpieczeństwa na określenie jego obowiązków i zakresu odpowiedzialności. Zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych (u.o.d.o.) administrator bezpieczeństwa informacji odpowiedzialny jest w szczególności za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez administratora danych.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych

Pracownicy, wykonując swoje obowiązki, przetwarzają dane osobowe. Zgodnie z przepisami u.o.d.o. muszą w tym celu otrzymać stosowne upoważnienie nadane przez administratora danych. Zasady, na jakich będzie się to odbywało, muszą zostać określone w polityce bezpieczeństwa. Wzór dokumentu upoważnienia dołączamy do polityki bezpieczeństwa.

Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe

⧠ adres siedziby administratora danych osobowych
⧠ siedziby wszystkich podmiotów, którym powierzono przetwarzanie danych na podstawie umowy
⧠ adresy miejsc, w których przechowywanie są nośniki informacji zawierające dane osobowe

Z uwagi na szeroką definicję przetwarzania danych w u.o.d.o., do obszaru tego zalicza się nie tylko miejsca, w których wykonywane są operacje na danych osobowych (wprowadzanie, modyfikowanie, kopiowanie danych), ale także miejsca, w których jedynie przechowuje się wszelkie nośniki informacji zawierające dane osobowe (szafy z dokumentacją papierową, szafy zawierające komputerowe nośniki informacji z kopiami zapasowymi danych, stacje komputerowe, serwery i inne urządzenia komputerowe). Z wielu względów praktycznych zbyt dokładne określanie tych pomieszczeń nie jest wskazane, a często nawet możliwe. Dlatego też przyjmuje się, że wystarczające jest określenie powyższych miejsc poprzez wskazanie ich adresu, bez dokładnego określania poszczególnych pomieszczeń.

Wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych

⧠ wskazanie nazw zbiorów danych oraz nazw programów używanych do ich przetwarzania

W wykazie powinny znaleźć się informacje o wszystkich programach wykorzystywanych do przetwarzania danych w ramach danego zbioru, bez względu na to czy zarządzanie oraz administracja tymi programami leży w gestii administratora danych, czy podmiotów zewnętrznych. Ponadto trzeba mieć na uwadze, że – w odróżnieniu od rejestru – wykaz zbiorów danych osobowych zawiera wszystkie zbiory danych przetwarzane przez administratora danych, bez żadnych wyjątków (czyli również te zwolnione z obowiązku rejestracji).

Opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi

W punkcie tym wskazujemy poszczególne grupy informacji (np. dane adresowe klienta, zamówienia klienta, sprzedawane towary) oraz istniejące między nimi relacje, dzięki czemu możliwa będzie identyfikacja pełnego zakresu danych osobowych, jakie są przetwarzane w określonym zbiorze. Powiązania te można przedstawić zarówno w formie opisu tekstowego, jak i w postaci graficznej.

Sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami

⧠ wskazanie wszystkich używanych systemów informatycznych
⧠ informacja, z jakimi zbiorami danych poszczególne systemy współpracują
⧠ sposób przepływu informacji pomiędzy zbiorem danych a systemem informatycznym – jednokierunkowy (np. informacje pobierane są tylko do odczytu) lub dwukierunkowy (np. informacje pobierane są do odczytu i zapisu)
⧠ sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami
– wskazanie zakresu przesyłanych danych
– ogólne informacje na temat sposobu przesyłania danych, które mogą decydować o rodzaju narzędzi niezbędnych do zapewnienia ich bezpieczeństwa podczas teletransmisji
– wskazanie podmiotu lub kategorii podmiotów, do których dane są przekazywane

W informacji o sposobie przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami musimy uwzględnić również przepływ do podmiotów zewnętrznych zaangażowanych w proces przetwarzania danych osobowych – mogą to być np. systemy podmiotów, którym zostało powierzone przetwarzanie danych osobowych na podstawie art. 31 u.o.d.o. Co ważne, w punkcie tym nie jest wymagane szczegółowe omawianie rozwiązań technologicznych – powyższe informacje powinny zostać przedstawione w sposób ogólny i przejrzysty.

Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych

⧠ środki ochrony fizycznej
⧠ środki sprzętowe, informatyczne i telekomunikacyjne
⧠ środki ochrony w ramach oprogramowania systemu
⧠ środki organizacyjne

Określenie środków technicznych i organizacyjnych powinno być poprzedzone analizą zagrożeń i ryzyka związanych z przetwarzaniem danych osobowych – zastosowane środki muszą być adekwatne do zagrożeń wynikających ze sposobu, jak również kategorii przetwarzanych danych osobowych. Powinny one spełniać wymogi określone w art. 36-39 u.o.d.o. oraz być adekwatne do wymaganych poziomów bezpieczeństwa, o których mowa w § 6 rozporządzenia.

Załączniki

1. Wyznaczenie Administratora Bezpieczeństwa Informacji
2. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
3. Ewidencja osób uprawnionych do przetwarzania danych osobowych – powinna zawierać następujące informacje:
– imię i nazwisko,
– funkcja,
– zakres upoważnienia,
– numer upoważnienia,
– data przyznania upoważnienia,
– data ustania upoważnienia,
– identyfikator (login)