english

Newsletter zgodny z prawem – czyli jaki?

Artykuł omawia kwestię związaną z wymogami prawnymi dotyczącymi wysyłki newslettera. Jeżeli mają Państwo pytania odnośnie do treści artykułu lub też potrzebują pomocy w zakresie uzyskania niżej wymienionych zgód – zachęcamy do kontaktu: biuro@opclegal.pl, tel.: +48 793 384 396.

Prawidłowe i zgodne z prawem wysyłanie newslettera wymaga przede wszystkim zapoznania się z przepisami ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne. Zawarte w nich uregulowania nakładają na przedsiębiorców wymóg uzyskania odpowiednich zgód przed rozpoczęciem wysyłania newslettera.

⧠ zgoda na przesyłanie informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Konieczność jej pozyskania wynika z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, który zakazuje przesyłania niezamówionej informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. e-mail, wiadomość SMS). W świetle tego przepisu informację handlową, czyli każdą informację przeznaczoną bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy, uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na jej otrzymywanie (co może nastąpić zwłaszcza poprzez podanie w tym celu adresu e-mail).

⧠ zgoda na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych dla celów marketingu bezpośredniego

Art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne wprowadza zakaz używania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych dla celów marketingu bezpośredniego bez uprzedniej zgody użytkownika końcowego. Kluczowe dla zrozumienia tego przepisu jest wyjaśnienie pojęcia telekomunikacyjnych urządzeń końcowych – zgodnie z definicją ustawową są to urządzenia telekomunikacyjne przeznaczone do podłączenia bezpośrednio lub pośrednio do zakończeń sieci (czyli nic innego jak komputer, telefon czy tablet, na którym użytkownik odczytuje wiadomość zawierającą newsletter). W świetle tego przepisu bez znaczenia jest, na jaki adres wysyłamy newsletter – czy adres pozwalający zidentyfikować konkretną osobę fizyczną (imię.nazwisko@poczta.pl), czy adres firmowy (biuro@poczta.pl) – uprzednia zgoda odbiorcy newslettera w każdym przypadku jest konieczna.

Praktyczne stosowanie powyższych przepisów i ich relacja budzi niekiedy wątpliwości. Problem pojawia się zwłaszcza w sytuacji, gdy użytkownik sklepu lub serwisu internetowego zamawia newsletter wpisując w tym celu swój adres e-mail w odpowiednim polu na stronie internetowej przedsiębiorcy (co jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przesyłanie informacji handlowej w świetle art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną) – czy także w takich przypadkach przedsiębiorca ma obowiązek pozyskania odrębnej zgody na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych dla celów marketingu bezpośredniego?

Zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej z dnia 7 października 2016 r. w takiej sytuacji na przedsiębiorcy nie ciąży obowiązek uzyskania zgody, o której mowa w art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne. Oznacza to, że użytkownik, który składa indywidualne żądanie otrzymania określonej informacji handlowej (zapisuje się do newslettera), wyraża jednocześnie zgodę na wykorzystanie jego urządzenia końcowego w celach marketingu bezpośredniego.

Zgoda na newsletter – najważniejsze zasady

1. Zgoda uprzednia
Wysyłanie newslettera może być zgodne z prawem tylko i wyłącznie wówczas, gdy nastąpi po uzyskaniu odpowiedniej zgody od odbiorcy. Wszelkie działania marketingowe podjęte przed uzyskaniem zgody są sprzeczne z prawem.

2. Zgoda wyrażona wprost
Zgoda na otrzymywanie newslettera nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. W praktyce oznacza to, że dla takiej zgody musi zostać umieszczony osobny checkbox jasno i wyraźnie określający, na co odbiorca wyraża zgodę.

3. Zgoda może być w każdym czasie wycofana w sposób prosty i wolny od opłat
Przedsiębiorca nie może w żaden sposób utrudniać odbiorcy rezygnacji z dalszego otrzymywania newslettera. Najlepiej sprawdzającą się praktyką w tym względzie jest umieszczenie w stopce e-maila wysyłanego do klienta odpowiedniego linku, którego kliknięcie umożliwi mu szybkie i sprawne wypisanie się z listy subskrybentów.

4. Utrwalenie i potwierdzenie zgody przez użytkownika
Oznacza to, że samo wyrażenie zgody na otrzymywanie newslettera nie jest wystarczające – zgoda ta musi zostać dodatkowo w odpowiedni sposób utrwalona i potwierdzona. W praktyce wygląda to w ten sposób, że po wpisaniu przez klienta w odpowiednim polu swojego adresu e-mail, wysyłana jest na ten adres automatycznie generowana wiadomość zawierająca link aktywacyjny. Aktywowanie tego linku przez odbiorcę powoduje, że adres e-mail zostaje dodany do bazy subskrybentów (metoda double opt-in). Metoda ta umożliwia przedsiębiorcy zachowanie potwierdzenia uzyskanej zgody, co jest szczególnie istotne, jeśli weźmiemy pod uwagę, że w przypadku sporu to na nim ciąży obowiązek udowodnienia, że dopełnił wszelkich formalności przed rozpoczęciem wysyłania newslettera.

A jaka zgoda być nie może?

Wśród niedozwolonych metod pozyskiwania zgody na przesyłanie newslettera (i niestety wciąż często występujących) wymienić można:

1. Wyrażenie zgody na newsletter poprzez akceptację regulaminu
Praktyka ta polega na tym, że zgoda na przesyłanie newslettera jest ukryta w regulaminie korzystania ze sklepu lub serwisu internetowego. Tym samym klient, akceptując regulamin, jednocześnie wyraża zgodę na otrzymywanie newslettera. Brak osobnego checkboxa ze zgodą na newsletter narusza wskazaną powyżej zasadę, że zgoda musi zostać wyrażona wprost.

2. Połączenie zgody na przetwarzanie danych osobowych ze zgodą na otrzymywanie newslettera

Takie działanie zmusza klienta do podjęcia jednej decyzji w odniesieniu do dwóch zupełnie osobnych kwestii – zgody na przetwarzanie danych osobowych i zgody na otrzymywanie newslettera. Jest ono niedozwolone, ponieważ narusza podstawową zasadę odbierania zgód – jedna zgoda może dotyczyć wyłącznie jednego celu, dla którego jest zbierana.

3. Automatycznie zaznaczony checkbox zgody
Wyrażenie zgody na otrzymywanie newslettera przez odbiorcę musi nastąpić poprzez jego aktywne działanie – niedopuszczalna jest zatem sytuacja, w której checkbox ten jest z góry zaznaczony, a klient, nie chcąc otrzymywać informacji handlowych, musi wyrazić swój sprzeciw (tzw. opt-out).

Newsletter a ochrona danych osobowych

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych adres e-mail, jeżeli pozwala na zidentyfikowanie konkretnej osoby (np. imię.nazwisko@poczta.pl), zalicza się do danych osobowych. Zatem nie wszystkie adresy e-mail są danymi osobowymi. Jeżeli jednak na liście subskrybentów znajduje się chociaż kilka adresów e-mail składających się z imienia i nazwiska, powoduje to, że mamy do czynienia z danymi osobowymi i musimy przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

⧠ zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych

Żeby przetwarzanie danych osobowych było zgodne z prawem, musi się ono odbywać na podstawie jednej z przesłanek dopuszczalności wymienionych w ustawie. Wśród nich jest właśnie zgoda osoby, której dane dotyczą. Odbierając taką zgodę, administrator danych osobowych (czyli przedsiębiorca prowadzący newsletter) jest obowiązany poinformować osobę, od której ją odbiera o:

 adresie swojej siedziby i pełnej nazwie lub o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku (w przypadku, gdy administratorem danych jest osoba fizyczna);
 celu zbierania danych (w naszym przypadku są to cele marketingowe, wysyłka newslettera);
 prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania;
 dobrowolności podania danych.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych nie jest zawsze konieczna. Ustawa o ochronie danych osobowych daje przedsiębiorcy prowadzącemu newsletter możliwość zrezygnowania z niej w sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych (adresu e-mail) jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów. Za taki cel ustawa uznaje m.in. marketing bezpośredni własnych produktów lub usług. Zatem, jeżeli newsletter nie dotyczy produktów lub usług „obcych”, uzyskanie zgody nie jest wymagane.

Zgłoszenie newslettera do GIODO – czy jest konieczne?

W myśl ustawy o ochronie danych osobowych baza adresów e-mail stanowi zbiór danych osobowych. A każdy zbiór, poza wyjątkami ściśle wskazanymi w ustawie (do których nie zalicza się newsletter), podlega zgłoszeniu. Zgłoszenie wymaga wypełnienia odpowiedniego wniosku i przesłania go do GIODO. Dokładne informacje na temat zgłoszenia oraz instrukcję, jak je wypełnić znajdą Państwo tutaj.

opublikowano: 07/07/2017, autor: Natalia Łaski